در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند در اکثر سازمانها ، شركتها و مراكز اطلاعاتي برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده نسبت به گذشته احساس نياز بيشتري به استفاده از سيستم هاي مكانيزه در مراكز بايگاني و چرخه مكاتباتي سازمان خود داشته باشید. بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شركت هاي مختلف با قابليت هاي بسيار. برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد 1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اوليه (Header) • تاريخ و ساعت ثبت • شماره پرونده • کاربر ثبت کننده • کلمات کليدي و خاص • خلاصه موضوع سند و مدرک • طبقه بندي پرونده • امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند 2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده • مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو • امکان الصاق فيلد هاي مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده 3- امکان الصاق پيوست های مختلف به يک پرونده با فیلد های: توضيحات فرمت پيوست ) عکس ، فايل Word ، فيلم و ... ( نوع سند ) قرارداد ، فتوکپي شناسنامه و .. ( مسير نگهداري ) درصورتي که در SQL نگهداري نشود ( قابلیت ها: • امکان Scan تصاوير به دو فرمت Jpg و Tiff از درون سیستم • امکان ويرايش تصوير در درون نرم وامكان چاپ هر سند در سایزهای مختلف • امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار 4- تعريف فرمت پيوست ها: • عنوان • پسوند فايل ها • امکان انتخاب اینکه فایلها در SQL server نگهداري شود یا خیر • مسير و انتخاب نرم افزاري که اين نوع فايل را مي تواند ويرايش کند. • امکان تعريف نوع سند • امکان اضافه کردن فيلدهاي دلخواه کاربر به پيوست ها • امکان تعيين ضروري بودن يک نوع سند در یک نوع پرونده • .... 5- امکان تعریف چارت سازمانی و کارمندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند • امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی • تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش • امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده 6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف • امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی • امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . . 7- ارتباط با نرم افزار دبيرخانه • امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد • امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . . 8- برخی از گزار شها • گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد • گزارش از پرونده های ناقص • گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده • گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها • امكان تهيه گزارشات متنوع به صورت كلي، نموداري، آماري، جدولي • امكان صدور كليه گزارش هاي پويا و آماري به نرم افزارهاي Word و Excel . . . 9- امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار • تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان • امکان بایگانی پیوستهای اسناد سالهای گذشته و خروج آن ازسیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا 10- امکانات مدیریت نرم افزار • امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم • امكان تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها • امكان تغيير تنظيمات پيش فرض و ظاهر سيستم براي سهولت كار • امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت. (Log) • انتقال اطلاعات حذف شده (بازيابی) از ليست اسناد در حذف شده ها و استفاده مجدد • امكان تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري از خطاهاي كاربر • تهيه نسخه پشتيبان(Backup) به صورت دوره اي و اتوماتيك • قابل اجرا در كليه سيستم عامل هاي ويندوز (Vista, Xp,2000,Me) • تحت شبكه LAN و Windows2003 Server&a